Funcionarios del gobierno defendieron ayer la operación de la plataforma Íntegra PR, un sistema ERP (Planificación de Recursos Empresariales) que “centraliza en un solo sistema toda la información presupuestaria y financiera del gobierno de Puerto Rico”.

Íntegra PR, que entró en vigor hace un mes, sustituye los sistemas que tenían las agencias, que databan de la década del 1990 y cuya información estaba fragmentada. Al momento, reúne la información de 63 agencias del gobierno y sus usuarios, y se espera que una fase posterior incluya también la información del resto de las agencias y corporaciones del gobierno.

En una mesa redonda con la prensa Poincaré Díaz Peña, director ejecutivo del Servicio de Innovación y Tecnología de Puerto Rico (PRITS, por sus siglas en inglés); Orlando Rivera Berríos, director de la Oficina de Gerencia y Presupuesto (OGP); Ángel Pantoja Rodríguez, secretario del Departamento de Hacienda; y Enrique Guzmán Matos, director de la oficina de agencia fiscal de la Autoridad de Asesoría Financiera y Agencia Fiscal (AAFAF), calificaron la implantación de la plataforma como una “efectiva”, si bien admitieron que hay algunos retos que deben atenderse.

Sin embargo, la puesta en vigor de Íntegra PR no ha estado libre de controversias y, pese a las alegaciones de los funcionarios, han surgido un sinnúmero de críticas, mayormente de parte de suplidores del gobierno, que entre otros asuntos reclaman que no pueden cobrar sus facturas por los problemas de la plataforma.

“Siempre van a existir retos en el manejo de cambios operacionales, los cuales se han atendido”, comentó Rivera Berríos, agregando que “los expertos” en este tipo de sistemas catalogaron al del gobierno de Puerto Rico como “uno de los más complejos de cualquier ERP que se haya implementado en cualquier nación”.

“Es algo normal, en una implementación de esta magnitud, que existan retos y que existan dudas en cómo utilizar un sistema. Y se están atendiendo. Desde diciembre se dieron orientaciones. Ya se han hecho desde que se implementó varias sesiones virtuales. La semana que viene hay dos sesiones virtuales más, y presenciales, a suplidores, para seguir orientando”, agregó, indicando que las próximas sesiones virtuales para suplidores serían el 11 y 13 de agosto, de 9:30 a.m. a 11:00 a.m.

Subrayó además que “aquí hay también una responsabilidad de cada agencia, de cada área de finanza de esas agencias, de orientar a sus contratistas y colaborar”.

“Pero el decir que es porque el sistema no funciona, pues no es correcto”, afirmó.

El director de PRITS indicó que, para atender las situaciones que surjan con el uso del sistema, se creó “una mesa de servicio, una plataforma” en la que el jefe de agencia o usuario accede y abre un boleto, que se filtra para definir si es un problema de tecnología o uno financiero, y entonces se le da servicio.

“En efecto nosotros hemos atendido 556 boletos de tecnología, desde el 1 de julio hasta el presente”, comentó, indicando que casi todos se han resuelto. No ofreció la cantidad de boletos relacionados con asuntos financieros.

Los funcionarios compararon la situación con lo ocurrido cuando se adoptó el sistema SURI en Hacienda, o cuando se implementó el CESCO digital. En ambos casos hubo situaciones y reparos inicialmente, pero con el tiempo su uso se convirtió en algo cotidiano y hasta celebrado por la ciudadanía, por las facilidades que ofrecen.

“Llevamos 31 días del nuevo sistema y, ciertamente, digamos, las situaciones críticas, pues las hemos visto en estas pasadas semanas. Yo creo que va a haber un momento donde se va a normalizar la operación del sistema. No me quiero circunscribir a un término de tiempo específico, pero sí puedo decir que, en las próximas semanas, próximos meses, dentro de este año, las situaciones críticas pues van a irse normalizando”, sostuvo Pantoja.

El director de OGP aseguró que el nuevo sistema, que finalmente se pudo poner en vigor luego de dos intentos previos fallidos, “pasó por seis fases documentadas en las que realizaron más de 20,000 ejecuciones de pruebas”, incluyendo “pruebas funcionales, de integración financiera y de compra, validaciones de errores de seguridad”, así como “12 semanas de prueba de aceptación de usuarios con la participación de 353 empleados de 29 agencias” antes de ser finalmente implementado.

Afirmó que el sistema “tiene múltiples beneficios”, entre los cuales resaltó “poder validar la disponibilidad de fondos presupuestarios de manera inmediata” y “una conciliación bancaria” gracias a que el sistema “realiza automáticamente el pareo de las transacciones durante la noche”, contrario a lo que ocurría en el pasado, que la comparación entre los estados bancarios y las transacciones registradas en el sistema tenía que hacerse de manera manual una vez al mes.

Resaltó además que “antes los contratos se tramitaban en papel, y requerían firma física, y ahora los contratos son electrónicos, se firman de manera electrónica y se vinculan directamente a la orden de compra o a esa obligación en el sistema”.

Sostuvo que uno de los cambios más significativos que trae Íntegra PR es el registro de suplidores y cómo presentan sus facturas al gobierno. Aseveró que contrario a lo que ocurría antes, que los procesos y sistemas eran diferentes en cada agencia y había poca visibilidad por parte de las agencias fiscales sobre las órdenes, facturas y pagos, ahora con Íntegra PR “los suplidores pueden consultar sus órdenes de compra o pago según contratación, someter factura electrónicamente, verificar el estado de procesamiento y aprobación de su factura, dar seguimiento a pagos, actualizar información de contacto y de sus cuentas bancarias, recibir notificaciones y solicitudes de documentación, y presentar directamente solicitudes de asistencia”.

Rivera Berríos sostuvo que uno de los retos que han identificado es que unos 12,000 suplidores “no tenían vigente su registro en el registro único de proveedores y servicios profesionales o el registro único de licitadores”, razón por la cual quedaron fuera de la conversión original, y “actualmente se ha estado trabajando con su incorporación mediante el proceso de control de cambio”.

Por su parte, el secretario Pantojas, aseguró que “a la fecha de hoy se han desembolsado sobre $600 millones en pagos de facturas sometidas en el nuevo sistema” y cada día se procesan más.

Aseguró que se han procesado “unas 8,192 facturas desde que se inició el sistema, y todos los días se van a seguir procesando y validando todas estas facturas para que el pago pueda ser desembolsado según corresponde”. Agregó que hay unas 13,000 facturas registradas, aunque aclaró que ese número varía día a día.

No obstante, reconoció “ciertos retos en cuanto a la validación de las facturas y la entrada de las facturas de algunos suplidores”, pero agregó que son situaciones “que se han estado majeando día a día”.

Comentó que, aunque la plataforma esté centralizada “el Departamento de Hacienda no puede necesariamente validar que cada servicio que se prestó tal como dice la facturación. Tiene que haber una intervención de la agencia en sí, como parte de ese proceso de validación para el posterior pago de esa factura. Y eso es lo que quizás en algunas instancias ha presentado un reto”.

“Hay un cambio total en cómo los suplidores ahora registran sus facturas. Se han hecho varias sesiones donde se han adiestrado a alrededor de más de 700 suplidores de ese cambio radical. Cada suplidor tiene que crear su usuario, crear su perfil, y atar esa factura a lo que es contrato o la orden de compra”, agregó Rivera Berríos.

Los funcionarios no proveyeron la cifra exacta de los proveedores que tiene el gobierno, pero estimaron la cantidad en “más de 10,000”.

El director de PRITS aseguró que se enviaron correos electrónicos a los suplidores con información para poder entrar al sistema, y muchos pudieron hacerlo. También dieron sesiones “para atenderlos directamente”.

De igual manera, aseguró que han provisto herramientas para el adiestramiento de los empleados de las agencias que deberán trabajar con el nuevo sistema.

En ese sentido, el secretario de Hacienda reconoció que, si bien es de esperarse alguna resistencia a un cambio de esa magnitud, “tenemos que seguir haciendo un mejor trabajo en comunicar a estos empleados cómo esta herramienta puede ser mucho más útil para las funciones que hacen todos los días”.

Por último, los funcionarios compartieron algunos datos relacionados con el nuevo sistema y su implantación:

• 8,000 empleados se deben integrarse como usuarios en la primera fase
• De esos 8,000, unos 4,800 ya han sido adiestrados para usar el sistema
• El resto debe adiestrarse en este mes de agosto
• Cerca de 80,000 empleados se sumarían en las fases posteriores
• 29,000 suplidores se transfirieron al nuevo sistema, de acuerdo con los suplidores que estaban registrados en los sistemas anteriores, muchos tuvieron que corregir datos
• 8,500 suplidores activaron y validaron la cuenta en el sistema
• 12,000 contratos, órdenes de compras, o cualquier otra obligación están atados a esos 8,500 suplidores